העברת תשלום באופן ממוכן לחברות הביטוח ולחברות המנהלות

​קיימות שתי אפשרויות לתשלום: העברה בנקאית והמחאה.

בהתאם לתקנות, החל משנת 2019 לא יתאפשר תשלום באמצעות המחאות. לפיכך, אנו ממליצים להקדים ולעבור לתשלום באמצעות העברה בנקאית.

​הדיווח בגין התשלומים יעשה באמצעים דיגיטליים בלבד ובמבנה קובץ אחיד בהתאם להנחיות הבאות:

• שליחת קובץ ממוכן במבנה XML (לא אקסל, משום שהקובץ אינו ניתן לקריאה ולכתיבה ללא מערכת ייעודית תומכת).
• מבנה הקובץ יהיה אחיד ויכלול שדות חובה (כגון פרטי מעביד) ואת פרטי התשלום שבוצע (כגון פרטי ההעברה הבנקאית).
• תשלום וקובץ נפרדים לכל חברה: לכל חברה מנהלת או חברת ביטוח יש לבצע תשלום בנפרד ולייצר קובץ נפרד.
• קובץ הדיווח יכלול גם רשומות ומידע בדבר מצבים בהם אין תשלום בגין עובד (כגון דיווח על עזיבת עבודה).
• דיווח שלילי - בקשת החזר תשלום למעסיק תדווח בקובץ נפרד. על החזר כספים למעסיק ינוכה מס.

​בגין קובץ הגבייה, יועברו למעסיק ארבעה קובצי היזון חוזר על-ידי החברה המנהלת:

1. ראשוני לאחר שלוש שעות – אישור קבלת קובץ תקין
2. מסכם לאחר חמישה ימי עסקים – אישור על קליטת הכספים ואופן הפיזור
   
3. חודשי – קובץ סיכום קליטה חודשי
4. שנתי – סיכום תשלומים שנתי

לתשומת לבך, חובה לטפל בהערות החברה המנהלת המועברות בהיזון החוזר, על-מנת לוודא שזכויות העובדים נקלטו באופן תקין.